Automatisierung
Erst messen, dann automatisieren
Tim Neuraltan · 6 Min. Lesezeit · 22. Juli 2026
Die meisten Anfragen beginnen ähnlich: „Bauen Sie uns etwas, damit das Team keine Daten mehr von Hand erfasst.“ Unsere erste Frage ist immer dieselbe – und sie lässt das Gespräch meist kurz stocken: **Wie viele Stunden kostet Sie diese manuelle Erfassung aktuell?
Fast niemand weiß das.
Warum diese Zahl wichtig ist
Ohne diese Zahl können Sie nicht einschätzen, ob sich ein System im Wert von mehreren zehn Millionen Rupiah in drei Monaten oder erst in drei Jahren amortisiert. Außerdem lässt sich nicht bestimmen, welcher Teil zuerst gebaut werden sollte.
Die Zahl in einem Nachmittag ermitteln
Nehmen Sie eine wiederkehrende Aufgabe. Bitten Sie die Person, die sie ausführt, eine Woche lang drei Dinge zu erfassen:
- Wie oft die Aufgabe vorkommt
- Wie viele Minuten jeder Durchlauf dauert
- Wie oft sie wegen eines Fehlers wiederholt werden muss
Rechnen Sie: Vorgänge pro Monat × Minuten pro Vorgang ÷ 60 = Stunden pro Monat. Multiplizieren Sie das mit den Stundenkosten dieser Person. Das ist der Betrag, der Ihnen aktuell verloren geht.
Ein Beispiel aus der Praxis eines Logistik-Kunden: 1.400 Versanddokumente pro Monat, je 4 Minuten Abgleich mit den vertraglichen Tarifen, dazu 5 % Nacharbeit. Das ergibt 98 Stunden pro Monat – eine Vollzeitkraft, die nichts anderes tut, als Zahlen abzuschreiben.
Wo die Rechnung häufig falsch ist
Nur das Gehalt zählen. Verlorene Zeit verzögert auch andere Prozesse: Rechnungen gehen zu spät hinaus, Zahlungen kommen zu spät herein. Rechnen Sie die Verzögerung mit.
Die Kosten von Fehlern vergessen. Eine falsch abgerechnete Rechnung wird nicht einfach korrigiert – es gibt einen Anruf, eine Entschuldigung, manchmal einen Nachlass.
Eine ruhige Woche messen. Messen Sie die arbeitsreichste Woche. Systeme werden für die Spitzenlast gebaut, nicht für den Durchschnitt.
Wenn die Zahl klein ist
Wenn dabei nur zwei Stunden pro Monat herauskommen, automatisieren Sie es nicht. Das sagen wir Ihnen auch dann, wenn es für uns keinen Auftrag bedeutet. Ein System für etwas, das selten vorkommt, ist nur ein weiterer Punkt, den Sie warten müssen.